Aussteller Checkliste für Messen in 2024:
10 Tipps für einen erfolgreichen Messeauftritt

1. Frühzeitige Planung

Beginnen Sie frühzeitig mit den Vorbereitungen, um ausreichend Zeit für eine gründliche Planung und Umsetzung zu haben. Eine spontane Teilnahme mag sich gut anfühlen, schöpft jedoch bei weitem nicht das volle Potential einer gutvorbereiteten Messe aus. Spontane Laufkundschaft macht nur etwa 15% bis 20% der Gespräche aus. Das bedeutet, dass bis zu 80% des Potenzials verloren gehen, wenn Sie die Messe nicht frühzeitig vorbereiten!

2. Festlegen von klaren Zielen

Definieren Sie klare und vor allem messbare Ziele, um den Erfolg Ihrer Messebeteiligung bewerten zu können. Beispiele hierfür sind:
- Anzahl der gesammelten Kontakte/Visitenkarten
- Anzahl der Gespräche am Stand vs. Anzahl der vorab vereinbarten Termine für Kundengespräche am Stand
- Anzahl der Anschlusstermine mit potenziellen Neukunden, die auf der Messe vereinbart wurden

Vergleichen Sie Ihre Ziele mit den Ergebnissen während und am Ende der Messe. Falls die Ziele nicht erreicht wurden, hinterfragen Sie die Gründe dafür.

3. Messetermine

Der Erfolg der Messe hängt maßgeblich von im Vorfeld vereinbarten Messeterminen ab. Professionelle Messebesucher haben einen klaren Plan, welche Stände sie besuchen möchten, und entsprechend volle Terminkalender. Wenn Sie in diesen Kalendern keinen festen Termin haben, ist die Wahrscheinlichkeit extrem gering, dass Entscheidungsträger spontan Ihren Stand besuchen. Stellen Sie sicher, ausreichend vereinbarte Messegespräche zu haben, um Ihre Ziele zu erreichen!

4. Marketing vor der Messe

Nutzen Sie digitales Marketing, um potenzielle Besucher auf Ihre Teilnahme aufmerksam zu machen und Termine zu vereinbaren. Bewerben Sie die Messe auf Ihrer Unternehmens-Webseite, veröffentlichen Sie Beiträge auf Plattformen wie LinkedIn, XING oder in Fachforen. Beiträge in der Fachpresse sind ebenfalls ein effektiver Weg, um Ihre Reichweite zu erhöhen.

5. Mailing vor der Messe

Verschicken Sie ein Mailing an Ihre Bestandskunden mit Potenzial für Zusatzgeschäfte sowie an Interessenten, die sich z.B. für Ihren Newsletter registriert haben. Versenden Sie die E-Mail in der vorletzten Woche vor der Messe, idealerweise an einem Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag. Achten Sie darauf, dass die Information nicht zu früh (wird vergessen) oder zu spät ankommt. In der E-Mail sollte eine Möglichkeit zur Bestätigung der Teilnahme und Terminvereinbarung auf der Messe vorhanden sein.

6. Telefonaktion vor der Messe

Laden Sie Kunden und Interessenten mit großem Potenzial direkt telefonisch zur Messe ein und vereinbaren Sie dabei gleich einen Messetermin. Rufen Sie auch diejenigen Kontakte an, die nicht auf Ihr Mailing reagiert haben, da E-Mails im Tagesgeschäft oft untergehen.

7. Terminbestätigung

Verschicken Sie am Tag vor der Messe eine Terminbestätigung für jeden vereinbarten Messetermin. Erinnern Sie den Kunden an den Termin und dass Sie sich auf das Gespräch freuen. Dadurch steigt die Quote der wahrgenommenen Termine. Beachten Sie, dass es in der Praxis üblich ist, dass nicht alle Termine wahrgenommen werden. Entscheidend ist die Anzahl der tatsächlich stattgefundenen Gespräche.

8. Messegespräch und Messetraining

Stellen Sie sicher, dass Ihre Standmitarbeiter über das notwendige Produktwissen und die Verkaufsfähigkeiten verfügen, um Interessenten kompetent zu beraten. Das Ziel eines Gesprächs mit potenziellen Neukunden sollte sein, den Kunden zu qualifizieren und einen Anschlusstermin zu vereinbaren.
Ein optimales Gespräch dauert max. 30 Minuten und verläuft wie folgt:
- Begrüßen Sie die Interessenten aktiv am Stand
- Erfragen Sie Interessen und Bedarf, um den Kunden zu qualifizieren
- Präsentieren Sie Ihre Produkte oder beraten Sie erst nach der Bedarfsermittlung
- Tauschen Sie Kontaktdaten aus und vereinbaren Sie einen Folgetermin oder ein Follow-Up
- Verabschieden Sie sich und dokumentieren Sie den Lead in einem Messebericht

9. Messebericht

Ein Messebericht ist das „Wertpapier“ der Messe. Dokumentieren Sie die Ergebnisse der Gespräche, um die Messe messbar zu machen. Erfassen Sie die Berichte idealerweise direkt digital (z.B. mit einer iPad- oder Smartphone-App), um Informationsverluste bei der Übertragung von Papierformularen zu vermeiden. Dies spart Aufwand und Zeit bei der Nacherfassung und beschleunigt das Follow-Up.Gestalten Sie den Messebericht übersichtlich und verwenden Sie möglichst viele Multiple-Choice-Fragen. Erfassen Sie unbedingt die Priorität der Leads, um Kontakte mit hohem Potenzial im Backoffice schneller zu erkennen.

10. Follow-Up nach der Messe

Planen Sie eine systematische Nachbereitung der Messekontakte, um das Interesse aufrechtzuerhalten und mögliche Geschäftsabschlüsse anzubahnen. Nutzen Sie die Funktionen Ihres CRM oder der Lead-Erfassungs-App, um automatische Dankes-E-Mails nach den Messegesprächen zu versenden.
Reagieren Sie schnell und konzentrieren Sie sich zuerst auf die Leads mit dem höchsten Potenzial. Hier kommt die richtige Qualifizierung der Leads bei der Erfassung zum Tragen.