Entscheidungshilfe: digitale Erfassung von Messekontakten

Sie möchten Ihre Messe-Leads digital erfassen und fragen sich, welche Methode die richtige ist?

In diesem Beitrag bieten wir Ihnen eine Orientierungshilfe zu den verfügbaren Tools:

Badge-Scanner auf der Messe

App zum Scannen von Visitenkarten

Direkte Eingabe von Daten ins CRM

Leaderfassungs-App

Papierbasierte Messeberichte nachträglich zu erfassen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Handschriftliche Notizen können schwer entziffert werden, wodurch wichtige Informationen über erfasste Leads verloren gehen. Deshalb gewinnt die digitale Erfassung von Kontakten auf Messen zunehmend an Bedeutung, und immer weniger Informationen werden auf Papier erfasst. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden der digitalen Kontakterfassung.

Besucher-Badge Scanner der Messebetreiber

Viele Messebetreiber setzen immer mehr auf Besucher-Badges mit QR-Codes. Diese Codes können mit Hand-Scannern oder Smartphone-Apps gelesen werden. Dadurch lassen sich Kontaktdaten und Informationen erfassen, die bei der Messeanmeldung angegeben wurden: z.B. Position, Branche, Interessen.
Der Scan des Besucher-Badges ersetzt im Wesentlichen den Austausch von Visitenkarten. Durch die einfache Funktion werden Daten schnell und unkompliziert erfasst. Leider besteht keine Möglichkeit, Event-Leads um persönliche Notizen aus Gesprächen zu ergänzen. Dadurch fehlt eine klare Priorisierung auf der Messe gewonnener Kontakte und das Follow-Up gestaltet sich schwierig.

Apps zum Scannen von Visitenkarten

Die Verwendung von Apps zur Visitenkarten- und Badge-Erfassung schafft Abhilfe. Zusätzlich zu den erfassten Kontaktdaten können eigene Notizen hinzugefügt werden. Um Zeit zu sparen und weniger zu tippen, empfiehlt sich die Nutzung der „Speech to Text“ Funktion von Smartphones und Tablets. Normalerweise werden die erfassten Leads in Form einer Excel-Liste exportiert, die dann manuell ins CRM-System übertragen werden muss. Je nach Gestaltung der CRM-Systeme kann dies zeitaufwendig sein, da Informationen aus einem Textfeld auf verschiedene Felder des CRM-Systems aufgeteilt werden müssen. Wenn stattdessen alles in ein „Notizen-Feld“ kopiert wird, gestaltet sich die Marketing-Automation schwierig, z. B. automatischer Versand von Follow-Up-E-Mails.

Direkte Erfassung von Daten im CRM

Der Wunsch nach besseren Messe-Leads und einem schnellen, gezielten Follow-Up lässt sich durch die direkte Eingabe von Daten in die CRM-Maske realisieren. In der Regel werden dafür PC-Terminals auf den Messen genutzt. Im persönlichen Gespräch werden Notizen meist auf Papier festgehalten und später am Terminal oder Tablet übertragen. Diese Methode garantiert eine sehr hohe Datenqualität und funktioniert besonders gut auf großen Messen mit umfangreicher Infrastruktur: z.B. ausreichend Terminals am Messestand, angeschlossene Visitenkartenscanner, stabile Internetverbindung etc.

Leaderfassungs-App

Eine Lead-App vereint alle Vorteile der zuvor beschriebenen Methoden. Sie ermöglicht das Scannen von Visitenkarten und Badges, das Hinzufügen von Notizen sowie die schnelle Erfassung wichtiger Informationen über Auswahlmöglichkeiten. Die Daten werden automatisch ins CRM-Systemübertragen, was einen optimal gestalteten Follow-Up-Prozess ermöglicht. Zudem können Daten auch offline erfasst und später ins Zielsystem übertragen werden. Dadurch ist eine Lead-App äußerst vielseitig einsetzbar, sowohl auf großen Messen als auch bei kleineren Veranstaltungen. Einige Apps bieten zusätzlich zur Kontakterfassung die Funktion, passende Marketing-Unterlagen direkt auf dem Bildschirm zu präsentieren (z. B. Produktbroschüren) und diese bei Bedarf per E-Mail zu teilen. Die umfassenden Möglichkeiten der Lead-Apps erfordern eine Integration mit anderen Systemen wie CRM, Messe-Badge-System und PIM- / DAM-Systemen.

Worauf Sie bei der Auswahl eines App-Anbieters achten sollten:

Stellen Sie sicher, dass die App problemlos in Ihre bestehenden Unternehmenssysteme integriert und an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Die Integrations- und Anpassungsaufwände können je nach Anbieter stark variieren und schnell zu einem Kostentreiber werden.

Fazit

Die richtige Methode hängt vor allem von Ihren Anforderungen und der Größe der Veranstaltungen ab. Wenn Sie nur digitale und strukturierte Daten benötigen, reicht der Badge-Scanner oder eine einfache Visitenkarten-Scanner-App aus. Wenn Sie die Daten im CRM-System für Marketing-Automatisierungsprozesse benötigen, empfiehlt sich die Nutzung von CRM-Eingabemasken oder einer Leaderfassungs-App. Wenn Sie auch digitale Vertriebsunterlagen auf der Messe verwenden und mit interaktiven Tools ergänzen möchten, ist eine umfangreichere Sales-App die richtige Wahl.

Anforderungen
Badge-Scanner
Visitenkarten-Scanner
CRM-Eingabe
Lead / Sales App
Besucher-Badge scannen
Visitenkarte scannen
Digitales Exportieren der Kontakte
Erfassen zusätzlicher Informationen zum Kontakt
Marketing-Automatisierung (Follow-Up)
Offline-Datenerfassung
Präsentation und Teilen von Marketing-Unterlagen
Nutzung interaktiver Tools im Kundengespräch (z. B. Kalkulatoren, Animationen)

verfügbar

teilweise verfügbar

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